Modernisering Burgerlijke Stand

Bestelbon extracten Rijksregister

Om de gemeenten te helpen bij de migratieinspanning stelt het Rijksregister gratis extracten ter beschikking met de daarin opgenomen metagegevens van de akten van de burgerlijke stand. De metagegevens zijn de kerngegevens van de akte waarmee een volgens de nieuwe wetgeving standaard-uittreksel van de akte kan worden gemaakt. Daarnaast worden ook de Rijksregisternummers toegevoegd.
De bestelbon is nu beschikbaar. Het projectteam modernisering en informatisering van de burgerlijke stand vraagt zoals vermeld in de migratienota om bij elke bestelling ook de DABS-helpdesk in cc te zetten. Zo kunnen de aanvragen mee opgevolgd worden.
De bestelbon moet verzonden worden naar volgend e-mailadres: IPIBdlDir-Klantenbeheer@rrn.fgov.be, met het algemeen e-mailadres van de DAV in cc, helpdesk.DABS@premier.fed.be.

Voorontwerp modernisering op ministerraad

Op 20 juli 2017 keurde de ministerraad in eerste lezing het voorontwerp van wet goed aangaande de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand. Het is een stap verder richting realisatie van dit grote project. Momenteel wordt het advies gevraagd van de Raad van State, de Privacycommissie en de verenigingen voor steden en gemeenten. Het is de bedoeling dat het nieuwe wettelijk kader nog dit jaar door het parlement zou kunnen goedgekeurd worden.

Migratienota beschikbaar

Een onderdeel van het project “Modernisering en Informatisering van de Burgerlijke Stand” van de DAV is het opladen van de oude papieren akten naar de DABS, in zover dat van deze akten nog afschriften of uittreksels afgeleverd moeten worden of er nog wijzigingen moeten worden aangebracht. Als gevolg van deze migratie kunnen de papieren akten na de go live van de DABS op 1 januari 2019 op dezelfde elektronische wijze beheerd worden als de nieuwe akten die opgemaakt worden in de DABS.

De wijze waarop de migratie kan gebeuren, wordt gedetailleerd omschreven in de migratienota die tot stand kwam na overleg met de betrokken partners. Gegeven dat na de go live van de DABS alles op louter elektronische wijze moet gebeuren, is het niet verwonderlijk dat de DAV aanraadt om vandaag reeds te starten met het voorbereiden van de migratie. Vragen die gemeenten zichzelf moeten stellen hebben betrekking op de periode waarover de gemeente zal migreren, de manier waarop de gemeente zal migreren en de keuze van migratiepartner die de gemeente zal bijstaan. Begin 2018 kunnen de eigenlijke migraties aanvatten.

De migratie is een redelijk technische en complexe materie. Gemeenten geraken al een heel eind op weg door de nota rustig (en eventueel meermaals) door te nemen, door gesprekken aan te gaan met IT partners en door het oor te luisteren te leggen bij andere gemeenten. Daarnaast kan steeds informatie ingewonnen worden door contact op te nemen met de gemeenteorganisaties en de DAV.

Stand van zaken project op VLAVABBS-congres 2017

Erwin De Pue (DAV) en Steve Heylen (VLAVABBS) lichtten de voortgang van het project modernisering van de burgerlijke stand toe op het VLAVABBS-congres op 10 mei 2017. Na de succesvolle informatiesessies dit voorjaar (bijna 80% van de gemeenten nam deel) gaat het project gestaag verder. De juridische teksten zijn klaar om het politieke besluitvormingsproces in te gaan. Het is de bedoeling om eind dit jaar daarmee te landen in het parlement.

Ondertussen draait de testdatabank van akten van de burgerlijke stand op volle toeren. Meer dan 8.000 akten werden reeds neergelegd door de gemeenten via hun softwareleveranciers. Ook aan de integratie met het Rijksregister en de module voor de FOD Buitenlandse Zaken wordt stevig doorgewerkt.

Op vlak van IT wordt vooruitgeschoven dat de softwareleveranciers tegen 1 januari 2018 een werkend programma op poten hebben staan, zodat het testen door de gemeenten kan beginnen. In 2018 kan ook gestart worden met het opladen van oude akten. Later op het jaar volgen ook nieuwe informatiesessies zodat iedereen zich optimaal kan voorbereiden.

Het DAV projectteam buigt zich momenteel over een migratienota waarin in detail wordt omschreven welke gegevens nodig zijn om een succesvolle migratie te bewerkstelligen. Deze nota zal voorgesteld worden aan de IT-partners op het einde van mei, waarna deze verspreid zal worden naar de gemeenten in de loop van de maand juni via VLAVABBS. Deze nota kan aan de basis liggen van de offertes van de gemeenten.

Presentatie infosessies beschikbaar

De Dienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV) die namens de betrokken federale overheidsdiensten het project coördineert, organiseerde begin 2017 samen met VLAVABBS drie informatiesessies voor alle gemeenten over het project modernisering en informatisering van de burgerlijke stand. U vindt de presentatie van de informatiesessies hier. Vanuit het project wordt ook een vragenlijst verspreid die u nog steeds aan de DAV kunt bezorgen.

Groen licht van ministerraad voor modernisering burgerlijke stand

De ministerraad gaf op 9 december 2016 groen licht voor het project modernisering en digitalisering van de burgerlijke stand. Een digitale burgerlijke stand zal de huidige papieren burgerlijke stand vervangen. Voor zowel burgers als overheden zal dit grote efficiëntiewinsten opleveren.

Op 1 januari 2019 wordt de centrale Databank van Akten van de Burgerlijke Stand (DABS) opgestart. Alle akten worden vanaf die datum louter elektronisch opgemaakt door de gemeentelijke ambtenaren van de burgerlijke stand.

De oude archieven zullen gedigitaliseerd worden naarmate uittreksels van de akten worden opgevraagd of wijzigingen aan de burgerlijke stand van een burger moeten worden aangebracht. Ook zullen alle verschillende types uittreksels elektronisch kunnen afgeleverd worden. Overheden kunnen de databank consulteren wanneer die daar behoefte aan hebben.

De noodzakelijke wetgeving en uitvoeringsbesluiten zullen in de eerste helft van 2017 ter goedkeuring worden voorgelegd aan de regering en het parlement zodat het nieuwe reglementaire kader tijdig gekend is. De ministerraad vraagt trouwens bijzondere aandacht voor de communicatie en de vorming van alle gebruikers.

Krachtlijnen van de hervorming

Niet alleen komt er een databank voor de akten tot stand. Alle bestaande procedures worden gemoderniseerd en geherformuleerd. Het burgerlijk wetboek zal dus grondig herschreven worden en bevat ook de wettelijke basis van het digitale systeem, de regels inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en het beheer van de databank.

Toekomstige akten worden enkel nog digitaal opgesteld, ondertekend en bewaard. Er komen uniforme modellen van gestandaardiseerde akten. De “oude akten” – daterend van voor de inwerkingtreding van de nieuwe wetgeving – worden verplicht gedigitaliseerd bij een wijziging of aflevering van een uittreksel. Gemeenten mogen daarnaast ook zelf reeds oude akten opladen en dit zonder verplichting naar best vermogen.

De papieren authentieke bron die vandaag bestaat wordt een digitale authentieke bron. Dit biedt veel voordelen:

  • afdrukken en op papier bijwerken van de registers behoort tot het verleden
  • uittreksels zullen in de toekomst digitaal zijn en enkel op vraag in papieren vorm worden afgeleverd
  • overheden zullen zelf het Rijksregister of de databank burgerlijke stand moeten raadplegen of er hun gegevens verifiëren. De burger wordt vrijgesteld van het voorleggen van akten bij overheden, wanneer hij nog een akte nodig heeft kan hij rechtstreeks bij de centrale databank of in elke gemeente terecht
  • Rijksregister en burgerlijke stand worden gekoppeld: beide systemen worden gelijktijdig bijgewerkt en gesynchroniseerd, fouten worden opgespoord en verbeterd.

De digitalisering en de hercodificatie van de wetgeving van de burgerlijke stand is bovendien een opportuniteit om de procedures te vereenvoudigen, te versnellen en kostenbesparend te maken, zowel voor de gemeenten en de griffies als voor de burgers. Een naamswijziging, afstammingsprocedure of echtscheiding zal hierdoor ook korter en goedkoper worden. In de schoot van de FOD Justitie zal een centrale autoriteit worden opgericht met het oog op de doeltreffende fraudebestrijding inzake de erkenning van buitenlandse akten van de burgerlijke stand.