Afschaffing Apostille en introductie meertalige vertaalhulpen binnen EU vanaf 16 februari 2019

Op 16 februari 2019 treedt de Europese Verordening EU 2016/1191, de zgn. Openbare Documenten Verordening, in werking met als doel het vrij verkeer van personen te bevorderen door de administratieve formaliteiten tussen lidstaten van de EU te vereenvoudigen en vertalingen te voorkomen.

De Verordening schaft de legalisatie of Apostille af op alle openbare documenten en hun eensluidende afschriften die afgeleverd worden door de autoriteiten van één lidstaat (uitgaand van rechtbanken en hoven, overheidsadministraties, notarissen en diplomatieke of consulaire instanties) en die bestemd zijn voor de autoriteiten van een andere lidstaat, indien ze een van de volgende feiten vaststellen:
- geboorte
- in leven zijn
- overlijden
- naam
- huwelijk en bekwaamheid om te huwen en burgerlijke staat
- echtscheiding, scheiding van tafel en bed en nietigverklaring van het huwelijk
- geregistreerd partnerschap en bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap
- de ontbinding van een geregistreerd partnerschap, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van een geregistreerd partnerschap
- afstamming en adoptie
- woon-en/of verblijfplaats
- nationaliteit
- afwezigheid van strafblad
- uitoefening van actief en passief kiesrecht als EU-burger die verblijft in een lidstaat waarvan ze geen onderdaan zijn.

Voor de feiten in vet worden Europese meertalige formulieren ingevoerd die gelden als vertaalhulp en gehecht worden aan het originele openbare document. Ze kunnen nooit als autonome documenten tussen lidstaten circuleren en dienen alleen om de vertaling te vergemakkelijken en er zo veel als mogelijk voor te zorgen dat de openbare documenten niet hoeven vertaald te worden. Als de ontvangende autoriteit toch een vertaling vraagt, moet een beëdigde vertaling gemaakt in elke lidstaat aanvaard worden.

De vertaalhulpen worden steeds opgesteld in twee talen: de taal van de opstellende overheid en deze van de ontvangende overheid. Bovendien wordt steeds een glossarium toegevoegd met de vertaling van elk velden in alle officiële talen van de EU.

De meertalige formulieren zijn niet allemaal beschikbaar in alle lidstaten bv. wanneer een lidstaat geen geregistreerd partnerschap kent, zal er geen document noch vertaalhulp ter beschikking zijn. Een overzicht van alle documenten per lidstaat vind je in het publieke “repository” op het e-Justice Portal van de Europese Commissie.

De volgende Belgische documenten kunnen een vertaalhulp krijgen: - geboorteakte - attest van leven - overlijdensakte - huwelijksakte - bewijs van geen huwelijksbeletselen (wordt enkel afgeleverd door de Belgische consulaten) - attest van verblijfplaats met het oog op een huwelijk of een attest van hoofdverblijfplaats met vermelding van de burgerlijke staat - attest van wettelijke samenwoning - attest van hoofdverblijfplaats - blanco uittreksel uit het strafregister.

Wanneer een burger om een vertaalhulp vraagt bij zijn document, moet dit afgeleverd worden. In afwachting van het inbouwen van de meertalige formulieren in de eigen software-systemen, kan dat enkel via het e-Justice Portal. Elke vertaalhulp is beschikbaar als een bewerkbare pdf (na invullen van land en taal van de afgevende autoriteit en de taal van de autoriteit voor wie het document bestemd is). Vervolgens kan de pfd ingevuld worden en aan het originele document gehecht.

De meertalige formulieren voor geboorte en huwelijk kunnen ook via een dynamisch formulier worden ingevuld. Het is de bedoeling dat eind 2019 dit voor alle vertaalhulpen op de website kan.

Indien de ontvangende autoriteit gegronde twijfel heeft over de echtheid van een document dat onder de Verordening valt (namelijk over de authenticiteit van de handtekening, de hoedanigheid van de persoon die handtekende, de identiteit van het zegel of de stempel of dat het document vals is of vervalst) moet het document worden vergeleken met de modellen van documenten die beschikbaar worden gesteld via het publieke “repository” op het e-Justice Portal en via het Informatiesysteem Interne Markt (IMI). Indien de twijfel blijft bestaan kan via IMI een elektronisch verzoek worden gestuurd naar de autoriteiten van de lidstaat waar het document werd afgegeven om de echtheid ervan te beoordelen. In België worden deze verzoeken verstuurd en beantwoord door centrale autoriteiten in plaats gesteld bij de FOD Justitie, de FOD Binnenlandse Zaken en de FOD Buitenlandse Zaken. De contactgegevens hiervoor worden nog gecommuniceerd.

Een laatste tip: indien de burger een geboorte-, huwelijks- of overlijdensakte nodig heeft in een land dat de meertalige uittreksels van de CIEC aanvaardt, mag het internationaal uittreksel van geboorte, huwelijk of overlijden nog steeds opgemaakt en afgeleverd worden. De CIEC-uittreksels hebben als voordeel dat ze bekend zijn, korter, bewijskracht hebben en niet aan het origineel moeten worden gehecht.

Meer informatie over de Verordening: e-Justice Portal. Van zodra de Nederlandse pagina’s op het e-Justice Portal ter beschikking zijn worden de linken in dit bericht aangepast (ze verwijzen momenteel naar de Engelse pagina’s die al meer compleet zijn).