“KB genealogie” verschenen

Op 31 maart 2021 verscheen in het Staatsblad het Koninklijk besluit van 17 maart 2021 over de genealogische opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand en tot verlening van de toegang tot de DABS aan het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Dit KB treedt in werking op 1 mei 2021.

Samen gelezen met art. 29 Burgerlijk Wetboek kan het regelgevend kader voor opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand als volgt worden samengevat:

1. Openbare akten

Dit zijn de akten van overlijden van meer dan 50 jaar oud, de akten van huwelijk van meer dan 75 jaar oud en alle overige akten van meer dan 100 jaar oud.

Eenieder kan een afschrift of uittreksel krijgen van een openbare akte bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte werd opgemaakt. De afschriften en uittreksels kunnen zowel uit de DABS als uit de oude papieren registers (indien niet opgenomen in de DABS) worden afgeleverd. In functie van genealogische, historische of wetenschappelijke opzoekingen draagt het afschrift of uittreksel het opschrift “Afgeleverd voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden”. Wanneer het de oude papieren registers betreft, mogen ook andere diensten van de gemeente dan de burgerlijke stand de afschriften en uittreksels afleveren (bv. de gemeentelijke archiefdienst).

Naast het doen afleveren van afschriften of uittreksels kunnen de papieren registers van de burgerlijke stand, de tabellen en de bijlagen met openbare akten eveneens ter beschikking gesteld worden van de aanvrager. Het college van burgemeester en schepen beslist over de nadere regels hiertoe (zo zou de gemeente er bv. kunnen voor kiezen om enkel die papieren registers met openbare akten ter beschikking te stellen die de gemeente heeft ingescand zodat het manipuleren van de registers enkel door het eigen personeel gebeurt). Indien de openbare akten zijn opgenomen in de DABS, mag de aanvrager in geen geval rechtstreeks toegang krijgen tot de DABS voor de raadpleging van deze akten.

Oude papieren registers met openbare akten worden ook raadpleegbaar bij het Rijksarchief in zoverre de dubbels door de griffies van de rechtbanken van eerste aanleg werden overgedragen en ze door het Rijksarchief gedigitaliseerd. Wanneer openbare akten digitaal ter beschikking staan op de website of in de leeszalen van het Rijksarchief (zie voor een stand van zaken op de website van het Rijksarchief, meestal werd er momenteel gedigitaliseerd tot ongeveer ca. 1910-1920), hoeft de gemeente de oude papieren registers niet meer zelf ter beschikking te stellen maar kan het college van burgemeester en schepenen daar indien gewenst wel toe beslissen.

2. Niet-openbare akten

Dit zijn de akten van overlijden van minder dan 50 jaar oud, de akten van huwelijk van minder dan 75 jaar oud en alle overige akten van minder dan 100 jaar oud.

Ter herinnering: de persoon op wie de akte betrekking heeft, zijn echtgenoot of echtgenote, zijn wettelijk samenwonende, zijn wettelijke vertegenwoordiger, zijn bloedverwanten in de opgaande of nederdalende lijn, zijn erfgenamen, hun notaris en hun advocaat hebben sowieso recht op een afschrift of uittreksel van een niet-openbare akte (wanneer de akte een wijziging van de registratie van het geslacht bevat wordt dit verder beperkt tot de persoon op wie de akte betrekking heeft, zijn wettelijke vertegenwoordiger, zijn erfgenamen, hun notaris en hun advocaat).

De raadpleging van niet-openbare akten van de burgerlijke stand gebeurt enkel door het afleveren van afschriften en uittreksels door de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte werd opgemaakt.

In functie van het bekomen van een afschrift of uittreksel voor genealogische, historische of wetenschappelijke opzoekingen dient de aanvrager een aanvraag in te dienen bij de gemeente met:

a. diens identificatiegegevens (voor natuurlijke personen naam, voornamen, Rijksregister- of KSZ-nummer; voor rechtspersonen en ondernemingen het ondernemingsnummer van de KBO; of voor buitenlandse natuurlijke personen of rechtspersonen elk document dat de identificatie verzekert)
b. de vermelding van de akten waarop de aanvraag betrekking heeft
c. een omstandige motivering en beschrijving van de genealogische doeleinden
d. de verspreidingsmiddelen van de resultaten van de opzoeking
e. de toestemming van alle personen op wie de akten betrekking hebben. Indien de persoon overleden is of niet wilsbekwaam kan de langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner, of bij gebreke hiervan, zijn wettelijke vertegenwoordiger, of bij gebreke hiervan, ten minste één van diens afstammelingen in de eerste graad deze toestemming geven. Indien de persoon die de toestemming moet geven minderjarig is, wordt deze gegeven door diens wettelijke vertegenwoordiger. Indien de aanvrager de contactgegevens niet kent van de personen die hun toestemming moeten geven, kan hij bij de aanvraag een communicatie aan deze personen toevoegen die de ambtenaar van de burgerlijke stand doorstuurt in zoverre deze een gekend adres in België hebben. De bestemmeling kan vervolgens al dan niet ingaan op het verzoek van de aanvrager
f. de bevestiging van het feit dat de aanvrager zijn identiteit en contactgegevens, in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke in de zin van art. 4.7. van de GDPR (AVG) heeft meegedeeld aan de persoon die de toestemming moet geven.

De afschriften en uittreksels kunnen zowel uit de DABS als uit de oude papieren registers worden afgeleverd. In functie van genealogische, historische of wetenschappelijke opzoekingen draagt het afschrift of uittreksel het opschrift “Afgeleverd voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden”.

De aanvraag wordt maximaal 5 jaar bewaard.

De gemeente kan een retributie voor opzoekingen opleggen. Het verslag aan de Koning bij het KB vermeld als rechtsgrond hiertoe art. 13 van de Wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in provincies en gemeenten. De vergoeding voor een afschrift mag niet meer bedragen dan de kostprijs. Het is mogelijk een vergoeding aan te rekenen voor een abnormaal hoog aantal documenten, zodat misbruiken uitgesloten worden.